個人情報保護方針

日本施設管理株式会社
個人情報保護に対する基本方針

日本施設管理株式会社（以下、「当社」といいます）は、当社の業務に関連し、その活動を行うために多くの個人情報を保有するものであるところ、個人情報の保護が重大な責務と考え、情報主体をはじめ広く社会からの信頼を得るために、以下の通り個人情報保護方針を定め、個人情報の保護に努めます。

記

当社は、個人情報について、関係法令その他の規範及び当社策定にかかる各種規程等の定めるところに従い、当社において業務に従事するすべての者に対してその周知・徹底を図り、適切にこれを取り扱います。

一　個人情報の適切な収集、利用、提供、委託

1. 1　個人情報の収集にあたっては、利用目的を明示した上で、必要な範囲の情報を収集し、利用目的を通知または公表し、その範囲内で利用します。
2. 2　当社が利用・保管する各種個人情報の利用目的については以下の通りとします。

   （お客様の個人情報）

   ・当社のサービスに関する情報提供
   ・当社サービスをめぐるサポート
   ・当社サービスの向上に向けた企画・研究・開発
   ・当社サービスの販売促進活動の実施
   ・お客様からのお問い合わせに対する対応
   ・以上の各事項に関連する業務

   （お取引先の皆様の個人情報）

   ・お取引上の打合せ等の実施
   ・お取引先への情報提供・連絡
   ・お取引先から委託された業務の遂行
   ・以上の各事項に関連する業務

   （株主の個人情報）

   ・株主及び株式の管理業務
   ・株主又は会社による権利の行使・義務の履行
   ・法令に基づく書面・記録・データの作成
   ・以上の各事項に関連する業務

   （従業員・役員その他当社構成員の皆様の情報）

   ・給与の計算・支払
   ・当社構成員の皆様に対する安全管理
   ・当社構成員の皆様に関する人事管理
   ・以上の各事項に関連する業務

   （採用応募者の皆様の個人情報）

   ・当社における採用活動、採用後の人事・安全管理及びこれに関連する業務

3. 3　収集した個人情報は、次の場合を除き、第三者に提供又は開示することはしません。

   （1）あらかじめ本人の同意を得た場合
   （2）個人情報保護法23条1項1号ないし4号に定める例外に該当する場合
   （3）個人情報保護法23条5項1号および2号（外部委託、事業承継）の場合

4. 4　個人情報を第三者に委託して利用する場合は、当該第三者における安全管理措置の状況等に照らし、委託を行うことの適切性を検討するとともに、当該第三者との間で秘密保持を含め適切な監督を行うために必要な事項を定めた業務委託契約を締結した上で提供するなどし、委託先への適切な監督をします。

二　匿名加工情報の作成・提供・利用について

1. 1　当社において匿名加工情報を作成するときは、特定の個人を識別すること及びその作成に用いる個人情報を復元することができないようにするため、個人情報保護法その他関係法令の定めに則り、当社は加工基準を設定し、これに従い当該個人情報を加工します。

2. 2　当社において匿名加工情報を作成するときは、その作成に用いた個人情報から削除した記述・個人識別符号や具体的に選択された加工方法に関する情報は、当社の個人情報保護担当役員・個人情報保護管理者・当該匿名加工情報を作成する各部署の現場管理者及び現場管理者が指名した作業管理者以外の者には接触させないものとし、個人情報保護管理者は、これを確保するため、加工方法等情報を他の情報と分別管理するほか、これを記録する媒体の持出管理、保管場所のロッカー施錠、これを記録するサーバーあるいはファイルへのアクセスに際してのID管理・パスワード設定を行う等、個人情報の漏えい防止及び安全性確保に向けた対応に準じ、必要な措置を講じます。

3. 3　当社において匿名加工情報を作成するときは、当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を、第三者に提供するときは、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法をそれぞれ公表します。

4. 4　当社において匿名加工情報を作成・利用する場合においては、当該匿名加工情報を他の情報と照合せず、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別しません。

三　個人情報及び匿名加工情報に関する安全管理措置

個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損の予防及び是正のため、当社内において規程を整備し安全対策に努めます。

四　改善措置

個人情報の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう努めます。また必要に応じて本方針をはじめ各種規程等につき、変更、修正、又は追加を行うなど、改善をするよう努めます。

五　開示等請求への対応

当社が本個人情報保護方針を遵守していないと思われる場合、及び本人の個人情報の開示、訂正、追加または削除、利用停止などを希望される場合には、こちら（電話03－5340-5580、担当：個人情報相談窓口）までお問い合わせください。当社内規に従い、合理的な期間（原則2週間、ただし件数の多い場合・複雑な請求の場合など対応に時間を要するに関しては30日を予定しています）、妥当な範囲内でこれに対応します。

六　苦情の処理

当社は、個人情報取扱に関する苦情（開示等に係る当社の措置に対する請求者からの不服の申立の受付、匿名加工情報の作成その他の取扱いに関する苦情申入を含む）については、こちら（電話03－5340－5580、担当：個人情報苦情処理窓口）までお問い合わせください。適切かつ迅速な処理に努めます。